Papierowa dokumentacja zawierająca dane osobowe — akta pracownicze, kartoteki medyczne, dokumentacja uczniów — musi być przechowywana w sposób uniemożliwiający dostęp osobom nieuprawnionym. Wybór odpowiedniej szafy kartotekowej i zamka to jeden z prostszych sposobów, by to zabezpieczenie realnie działało na co dzień.
Dane osobowe w dokumentacji papierowej
Przepisy o ochronie danych osobowych nie narzucają wprost konkretnego modelu szafy, ale wymagają, aby administrator danych zastosował środki techniczne adekwatne do ryzyka. W praktyce oznacza to: zamykaną na klucz lub kod szafę metalową, ograniczony dostęp do klucza lub kodu oraz — w miarę możliwości — rejestr osób, które mają do niej dostęp.
Jakie zabezpieczenia mają znaczenie
- Ryglowanie w kilku punktach zamiast pojedynczego zaczepu — utrudnia wyważenie drzwi.
- Solidna, metalowa konstrukcja korpusu, a nie cienka blacha, którą można łatwo wygiąć.
- Możliwość przypisania osobnego dostępu dla różnych pracowników (np. system Master Key).
Rodzaje zamków do wyboru
W ofercie dostępne są standardowe zamki kluczowe z ryglowaniem w 1 lub 3 punktach — w tym warianty z kluczem Master Key dla kierownika działu — a także zamki kłódkowe, zamki szyfrowe mechaniczne oraz nowoczesne zamki elektroniczne otwierane kodem lub kartą zbliżeniową RFID. Klasa zamka (np. klasa A) określa jego odporność na włamanie i warto o nią zapytać przy szafach przeznaczonych na najbardziej wrażliwe dane, np. dokumentację medyczną.
Dobre praktyki poza samą szafą
- Ustaw szafę w pomieszczeniu z ograniczonym dostępem, a nie na ogólnodostępnym korytarzu.
- Prowadź prostą ewidencję, kto i kiedy korzystał z klucza lub kodu.
- Regularnie sprawdzaj, czy dokumenty nieaktualne trafiają do zniszczenia zgodnie z procedurą, zamiast zalegać w szafie bezterminowo.
Nie wiesz, który zamek wybrać?
Podpowiemy, które rozwiązanie sprawdzi się przy Waszej rotacji personelu i rodzaju przechowywanych danych. Zadzwoń pod numer 33 875 13 47 (pon-pt 8-16) lub napisz na techniczny@metline.pl.